วิธีเลือกแอพพลิเคชั่นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงานให้เหมาะสมกับงบประมาณของคุณ
เป็นเวลาหลายปีที่ Microsoft Office ไม่ได้แข่งขันอย่างจริงจังนัก แต่ Google และ The Document Foundation ได้ทำให้วันเหล่านั้นใกล้เข้ามายิ่งขึ้น โดย Google Docs และ LibreOffice เป็นชุดสำนักงานที่น่าสนใจ ที่มาพร้อมด้วยชุดเครื่องมือมากมายในการสร้าง และแก้ไขเอกสาร รวมถึงสเปรดชีต และงานนำเสนอและอื่น ๆ อีกมากมาย ที่คุณสามารถได้รับทั้งคู่ได้โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเลยสักนิดเดียว
อย่างไรก็ตามไมโครซอฟท์ก็ไม่ได้ล้มเหลวแต่อย่างใด ซึ่งในตอนนี้มันใช้ประโยชน์จาก Office รุ่นที่มีการรับรู้ของคลาวด์ในราคาที่แพงพอที่จะไม่ให้เกิดความล้มเหลวได้อีกหรือไม่
Google Docs Suite
ในขณะที่ Google Docs เป็นแอพพลิเคชั่นที่สามารถเข้าใจได้ง่ายที่สุดในการใช้งาน ซึ่งชุดการใช้งานนั้นยังรวมถึง email, cloud storage, spreadsheets, การนำเสนอ รวมถึงการจดบันทึกและปฏิทิน ซึ่งทั้งหมดนี้ สามารถใช้ได้โดยไม่เสียค่าใช้จ่ายใดๆสำหรับการใช้งานส่วนตัว ด้วยพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ถึง 15GB ซึ่งครอบคลุมบัญชีของคุณ (รวมถึงตัวเลือกในการอัปเกรดเป็น 10 เทราไบต์หากคุณมีเหรียญ)
G Suite หรือที่เรียกว่ารุ่นธุรกิจ เริ่มต้นที่ 5 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้งาน ต่อเดือน และได้เพิ่มจำนวนของเครื่องมืออื่น ๆ เช่น การควบคุมดูแลระบบบริหารหารจัดการ ระบบแชท รวมถึงการสร้างเว็บไซต์อีกด้วย
ระหว่างที่มันไม่มีเสียงระฆังและเสียงนกหวีดของ Microsoft Office แต่การลดความยุ่งยากและเพิ่มประสิทธิภาพของ Google Doc โดยทำให้เกิดการคุกคามที่เคยเกิดขึ้นนั้นน้อยลง ซึ่งการแชร์เอกสารได้กลายเป็นเรื่องง่าย และคุณยังสามารถเพิ่มความคิดเห็นและติดตามการเปลี่ยนแปลงได้โดยไม่ต้องเหนื่อยเลย อย่างไรก็ตาม Google Docs ที่อยู่ในระบบคลาวด์นั้น สามารถเริ่มต้นการใช้งานได้แบบในออนไลน์ได้อีกด้วย
ดังนั้น Google Docs อาจไม่เหมาะสมที่สุดสำหรับผู้ที่เดินทางบ่อยๆ เนื่องจากการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตก็พึ่งพาได้น้อยลงเมื่อคุณอยู่ระหว่างการเดินทาง ดังนั้นเรามาดูอีกสองคำแนะนำกัน
Microsoft Office 365
Office 365 เป็นโปรแกรมที่มีค่าใช้จ่ายในการใช้งาน แต่มีประโยชน์น้อยกว่า Google Docs ประการแรกมันสามารถเปลี่ยนจากการทำงานออฟไลน์เป็นทำงานแบบออนไลน์ ไปสู่การทำงานร่วมกันของ Google Docs ได้อย่างราบรื่น ประการที่สอง มันมีเครื่องมือในการสร้างและแก้ไขเอกสารที่เป็นไปได้ว่าคุณต้องการใช้ และอาจเป็นส่วนเสริมสำหรับสิ่งที่คุณพลาดไป ประการที่สาม ราคา cloud storage ในความเป็นจริงมีการแข่งขันที่สูง (Office 365 และ Microsoft OneDrive โดยทั่วไปก็เหมือนกับเหรียญสองด้าน) มากกว่าของ Google
ในขณะที่ Google ต้องการ $10 ต่อเดือนสำหรับ 1 เทราไบต์ แต่ Microsoft OneDrive เสนอ 1 เทราไบต์สำหรับ $ 7 ต่อเดือนหรือ $ 70 ต่อปี และจะรวม Office 365 เข้าด้วยกัน ในราคาเหล่านี้ Microsoft จะมอบให้เป็นอันดับหนึ่งของประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น และคุณสามารถอัปเกรดใบอนุญาตการใช้งานห้ารายชื่อผู้ใช้ และให้สิทธิ์ผู้ใช้แต่ละคน 1 เทราไบต์ สำหรับ $10 ต่อเดือน หรือ $100 ต่อปี
หากคุณต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลฟรี ที่มากกว่า 15GB ของ Google โดย Microsoft จะเสนอทางที่ดีกว่าที่มาพร้อมกับซอฟต์แวร์ระดับโลก ในการต่อรองราคา
เมื่อคุณเพิ่มการฝึกฝนสำหรับการใช้งานโปรแกรม Office คุณสามารถค้นหาความรู้เกี่ยวกับการใช้งานได้มากมายจาก Google และห้องสมุดเกี่ยวกับการสอนมากมายบนYouTube ซึ่งการเสนอราคาของ Microsoft เกือบดีเกินกว่าที่จะเป็นจริง และคุณสามารถใช้ประโยชน์ได้มากบน cloud storage อีกด้วย
LibreOffice
LibreOffice เป็นชุดการทำงานที่ไม่เสียค่าใช้จ่ายซึ่งถูกพัฒนาโดย The Document Foundation กลุ่มที่ไม่แสวงหาผลกำไรที่ได้รับการสนับสนุนผ่านการบริจาคและเงินบริจาค นอกจากแอพสำหรับประมวลผลคำสเปรดชีตและการนำเสนอแล้ว LibreOffice ยังมาพร้อมกับโปรแกรมแก้ไขกราฟิกแบบเวกเตอร์ ตัวจัดการฐานข้อมูล และตัวแก้ไขสูตรคณิตศาสตร์ ที่นำเสนอปุ่มและเมนูทั้งหมดที่คุ้นเคยของชุดโปรแกรม Office (ซึ่งประกอบไปด้วย Microsoft Office ribbon UI)
อย่างไรก็ตามการบันทึกเอกสารของคุณในพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ อาจเป็นเรื่องยุ่งยากเนื่องจาก LibreOffice สนับสนุนการรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย (SMS) แบบ 2FA แทนที่จะใช้ 2FA ในแอปซึ่งปลอดภัยและเชื่อถือได้มากยิ่งขึ้น นอกจากนี้การมีแอพมือถือของ LibreOffice ตอนนี้มันเป็นเพียงเครื่องมือดูเอกสารสำหรับ Android (ด้วยการสนับสนุนเพื่อการแก้ไข) และแอปควบคุมระยะไกลสำหรับการนำเสนอซอฟต์แวร์
ดังนั้นหากคุณต้องการทำงานกับเอกสารบนโทรศัพท์หรือแท็บเล็ต Google Docs หรือ Office 365 ก็เป็นตัวเลือกที่ดีกว่า โชคดีอย่างมาก ที่ทั้งสองโปรแกรมไม่จำเป็นต้องเป็นตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่ง เพราะ คุณสามารถใช้ Google Docs เพื่อจัดการงานของคุณในระบบคลาวด์ และใช้ LibreOffice เพื่อจัดการการทำงานแบบออฟไลน์ อย่างไรก็ตาม LibreOffice ไม่รองรับการทำงานร่วมกันแบบ live ซึ่งเวอร์ชันเว็บไซต์ที่ชื่อว่า LibreOffice Online กำลังอยู่ในระหว่างการพัฒนา แต่ยังคงช้าในเรื่องของความคืบหน้า
สุดท้าย หากคุณต้องการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ของ Microsoft Office 365 ก็เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดจากทั้งสามตัวเลือก แต่ถ้าคุณมีพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณอยู่แล้ว คุณอาจใช้ Google Docs ได้ดีกว่าในขณะที่ออนไลน์ และ LibreOffice เมื่อคุณต้องการใช้งานแบบออฟไลน์
สรุปประเด็นต่างๆ
- Google Docs suite เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานร่วมกัน เว้นแต่ว่าคุณต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์จำนวนมาก ในกรณีนี้ Office 365 เป็นตัวเลือกในการใช้งานที่ดีกว่า นอกจากนี้ในการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ก็เป็นที่เชื่อถือได้
- LibreOffice เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับประสิทธิภาพการทำงานแบบออฟไลน์ แต่ไม่มีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ และในแอพพลิเคชั่นมือถือในปัจจุบัน
ที่มา: https://download.cnet.com/news/microsoft-office-vs-google-docs-suite-vs-libreoffice-in-2019/
